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Cómo ahorrar haciendo una buena gestión de compras en instituciones educativas

Hoy por hoy los procesos de globalización exigen que toda organización deba apegarse a la idea de lograr economía pretendiendo conseguir con ello eficiencia y un servicio adecuado a nuestros clientes. Para ello, es necesario considerar un sistema de planificación estratégica apoyada por una cultura corporativa que optimice la capacidad de compra de la institución.

Rubén Patricio Gajardo Osorio
Ingeniero en Abastecimiento (APN) Chile
Master en Gestión Logística Integral
Consultor Logístico

En el caso de una institución educativa, el cliente es un educando que de alguna forma requiere o espera un servicio asequible, y en la medida en que la organización formativa logre abaratar sus costos estará en condiciones de ofrecer un servicio eficiente y económico, por lo que estas entidades no estarán exentas de este proceso. Las que se enmarcan en un servicio de índole social como es el traspaso del conocimiento, capacitación y cultura.

Al ser un proceso masivo es importante e incluso más factible lograr economías de escalas, al tener la posibilidad de adquirir un variedad de elementos y en cantidad adecuada para acceder a costos de mayoristas, y, por ende, a precios rebajados; por ejemplo, no es lo mismo comprar una carpeta que comprar una cantidad significativa, lo que permitirá abaratar costos en forma importante.

Para ello, es necesario considerar un sistema de planificación estratégica en el cual se debe indicar los requerimientos para cumplir las actividades, que serán efectuadas por el o los encargados del aprovisionamiento y compras de la organización y la forma y políticas en que las mismas deberán ser realizadas, idealmente, de manera conjunta.

Beneficios de una planificación estratégica
Generalmente, los beneficios de una adecuada estrategia de aprovisionamiento son reducción de la base de proveedores, acuerdos a largo plazo, comunicación abierta, y frecuencia en las respuestas y filosofía de mejoramiento continuo. De esta manera la organización asegura que el producto adquirido cumple los requisitos especificados. El tipo y alcance del control aplicado al proveedor y al producto deben depender del impacto del o los artículos adquiridos en su posterior realización sobre el producto/servicio final.

Cultura corporativa

  • Requerimiento y plan de suministros
  • Analizar mercado de suministros
  • Plan estratégico de aprovisionamiento
  • Evaluar / homologar proveedores
  • Obtención y selección de ofertas
  • Negociación
  • Gestión de contratos y relaciones
  • Preparación de contratos
  • Gestión logística internacional
  • Retroalimentación gestión de inventarios
  • Medición y evaluación del desempeño

Las estrategias de aprovisionamiento deben estar basadas en la evaluación de los requerimientos y en las condiciones del mercado. Dependerán de los niveles de costos de los compradores y de los riesgos de aprovisionamiento involucrados. También es necesario considerar temas como la cantidad y clase de proveedores a emplear, el tipo de relación a establecer con estos y los contratos a suscribir; así como la gerencia de cada socio estratégico y cada contrato. El modelo contempla pautas para la evaluación y homologación de proveedores y para la obtención y selección de ofertas, dependiendo de la compra a efectuar.

Capacidad de compra
En el ambiente competitivo, y ante la necesidad de obtener utilidades y satisfacer las metas financieras, aparecen los estilos, el poder y la capacidad de los negociadores, fruto de su formación, experiencia, principios y convicciones o también de las exigencias de su propia organización y del medio; lo cual origina las condiciones acordadas o a veces impuestas por el poder del más fuerte.

Negociación inteligente
Una buena aproximación a la negociación inteligente está contenida en el Método Harvard, en el cual el negociador debe reconocer que:
a) Negociación con personas con quienes se tiene una relación de interdependencia.
b) Negociación es un proceso donde se trata de influir en el proveedor.
c) Queremos que el proveedor tome una decisión específica que nos beneficie.
d) Debemos tener en mente la ganancia mutua y el largo plazo (Win Win).

El método Harvard
El método Harvard, desarrollado por T. Fisher, es también conocido como la negociación por principios, por intereses o por méritos, en contraposición a la negociación por posiciones. El método Harvard consta de siete etapas:
1. Determinar la mejor alternativa, propia y contraparte.
2. Fase de exploración de intereses de las partes.
3. Analizar acuerdo, posterior a la negociación, que
implique beneficios para las partes.
4. Criterios de legitimidad, argumentos o justificaciones.
5. Compromisos que vienen luego a las opciones
estudiadas, evaluadas y aceptadas por contribuir al
beneficio mutuo.
6. Formar parte del acuerdo, de tal forma que sea viable
y se cumpla.
7. Estrategia de comunicaciones, para la efectividad y
riesgo en el proceso de negociación.
El objetivo de todo el proceso será afrontar exitosamente sus siete fases, sin dejar a un lado el mantenimiento de buenas relaciones con los proveedores, con una visión a largo plazo.

Gestión de relaciones con proveedores
Es, básicamente, la preparación de los contratos que definen las principales obligaciones de las partes y determinan el contexto en el cual la relación de negocios se llevará a cabo, los términos afines con el tipo de vínculo contractual deseado, los aspectos legales, el incumplimiento contractual y la solución de disputas.
Una vez firmado el contrato, es importante asegurar su efectivo cumplimiento y administrar acertadamente la relación con los proveedores; entendiendo los temas de gestión del mismo como los roles y responsabilidad de las partes que los suscriban.

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